Les cinq tâches à automatiser en premier dans une boîte de dix personnes
Pas les plus impressionnantes. Les plus rentables : celles qui reviennent chaque jour, qui ressemblent à chaque fois à la veille, et qui passent par du texte.
En bref Commencez par ce qui revient chaque jour, ressemble à la veille et passe par du texte. Les cinq candidats : le tri et la première réponse aux demandes entrantes, le devis à partir d'un brief, le compte-rendu hebdo, l'extraction depuis des documents, la relance. Le premier est presque toujours le tri des demandes : le gain se voit dès le premier jour.
Quand je demande à un dirigeant « qu'est-ce que vous voudriez automatiser ? », la réponse est presque toujours la chose la plus ambitieuse : la prospection, la stratégie, le truc qui ferait doubler le chiffre. C'est rarement par là qu'il faut commencer.
Les bons premiers candidats partagent trois caractéristiques : ils reviennent chaque jour ou chaque semaine, ils ressemblent à chaque fois à la fois d'avant, et ils passent par du texte (emails, messages, documents, tableurs). Ce sont des tâches ennuyeuses. C'est précisément pour ça qu'elles sont rentables.
Voici les cinq que je retrouve dans presque toutes les boîtes de cette taille.
1. Le tri et la première réponse aux demandes entrantes
Emails, formulaire du site, WhatsApp : des demandes arrivent, quelqu'un les lit, les classe de tête, et répond souvent la même chose. Une IA peut lire chaque message, le classer (devis, question, réclamation, spam), extraire ce qui compte (qui, quoi, pour quand), et préparer un brouillon de réponse à partir de vos réponses passées. L'humain relit et envoie.
C'est presque toujours la première chose que je mets en place, parce que le gain est visible dès le premier jour et que tout le monde dans la boîte le comprend.
2. Le devis ou la proposition à partir d'un brief
Un appel avec un client, des notes, et une demi-journée pour transformer ça en devis. Avec vos devis passés comme modèles et une page de règles (vos tarifs, ce que vous incluez toujours, ce que vous n'acceptez jamais), une première version sort en dix minutes. Pas la version finale : la version sur laquelle vous passez vingt minutes au lieu de quatre heures.
3. Le compte-rendu, le reporting, le point hebdo
Tout ce qui consiste à rassembler des informations qui existent déjà (tickets, agenda, tableur de suivi) pour les mettre en forme pour quelqu'un d'autre. C'est le travail que les gens détestent le plus, et c'est celui qui s'automatise le plus proprement, parce que les données sont déjà là.
4. L'extraction depuis des documents
Factures fournisseurs, bons de commande, CV, dossiers d'inscription, contrats : des PDF et des scans dont il faut ressortir dix champs pour les mettre dans un tableau ou un logiciel. C'est fastidieux, source d'erreurs, et une IA le fait bien, avec une vérification humaine sur les cas qu'elle signale comme douteux.
5. La relance
Les pièces manquantes d'un dossier, le devis sans réponse, la facture impayée. Ce qui ne se fait pas, parce que personne n'a le temps de vérifier chaque jour ce qui est en attente. Une automatisation simple qui regarde chaque matin ce qui traîne et prépare les relances, que vous validez d'un coup, récupère de l'argent et des dossiers qui auraient été perdus.
Comment je choisis, concrètement
Pour chacune de ces tâches, je pose trois questions à la personne qui la fait :
- Combien de fois par semaine, et combien de temps à chaque fois ?
- Qu'est-ce qui change d'une fois sur l'autre ? (Si la réponse est « presque rien », c'est un excellent candidat.)
- Où sont les informations nécessaires, et est-ce qu'on peut y accéder sans demander à quelqu'un ?
Je multiplie le temps par la fréquence, je regarde si les données sont accessibles, et je prends les deux ou trois premières de la liste. Pas la plus impressionnante. Celle qui rend une heure par jour à quelqu'un dès la semaine prochaine.
Le reste, l'ambitieux, vient après. Et il vient beaucoup plus facilement quand les données ont été rangées et les règles écrites pour les cinq tâches ennuyeuses.